上手なミーティング・打合せの進め方 上手にミーティングを進めるコツ

ビジネススキル

みなさん、こんにちは

ご訪問いただき、ありがとうございます。感謝いたします。

今回は、「上手なミーティング・打合せの進め方 上手にミーティングを進めるコツ」と題して、普段、私(東証プライム上場企業の現役管理職)が実践していることを紹介します。

いいですね!

最近、上司や先輩から「今度のミーティングは君が仕切ってくれ」と言われることが多くて、何をどうしたらいいのか悩んでいました。

管理人
管理人

そうなんですね!

「会議の効率化」などと言われるようになって久しいですが、会議にはたくさんの人が参加します。

たくさんの人が集い、時間をかけて打ち合わせして、何も決まらないでは、時間と人件費の無駄と言わざるを得ません。

主婦の井戸端会議ではありませんからね。

管理人
管理人

主婦の井戸端会議にも意味があるとは思いますが・・・

会議・打ち合わせなど、各種のミーティングでしっかりと準備を行っていれば、ミーティングの運営者として自信を持って進めることができますし、参加メンバーに影響力を発揮していくと思うのですね。

なるほど!

先日、先輩が主催したミーティングがグダグダになってしまって、上司から「準備不足だぞ!」って言われていました。

管理人
管理人

昔から「仕事は段取り8分」などという言葉もあるくらいですから、準備にしっかり時間をかけるべきだと私も思います。

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なぜ、グダグダなミーティングになってしまうのか?

管理人
管理人

先ほど、先輩が主催したミーティングがグダグダになってしまった、とおっしゃっていましたが、何が原因でそうなったと感じましたか?

原因ですか?

全体的に「準備不足だな」とは感じましたが、だからといって「何をどう準備すればよかったのか?」は分かりませんでした。

管理人
管理人

なるほど!

私もその先輩の上司のことを言えませんが、上司ならば事前に確認すべきだったと思います。そのときに、何をどう確認して、どうアドバイスしたらよかったのか、私なりの考えを紹介させていただきます。

ありがとうございます!

管理人
管理人

ミーティングの開催案内などのメールは、以下の内容が記載されていますが、何が不十分だと思いますか?

・開催日時

・開催場所(対面、Webなど)

・参加者

・打ち合わせしたい内容

え!?

すごく一般的な開催案内のような気がするのですが・・・

すみません、何が不十分なのでしょうか?

管理人
管理人

この開催案内では、いつ・どこで・誰が・何について、ミーティングをするのかしか分かりませんよね?

そうすると、参加者は「ミーティングの当日に、とりあえず話を聞いてみるか」という受け身の姿勢になってしまいますよね?

確かに、その通りです

管理人
管理人

そのような受け身のミーティングにしないためにも、主催者は以下を明確にして参加者に通知する必要があるのです。

・何のためにミーティングを開くのか

・具体的に何を決めたいのか

・どのようにミーティングを進めるのか

・参加者は当日までに何を準備すればいいのか

・自分は当日、どのようにミーティングに関わるのか

うぅ・・・

そこまで考えたことはありませんでした。

管理人
管理人

大丈夫です!これから一緒に実践していきましょう。

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どんな準備を進めればよいのか?

管理人
管理人

ミーティングを企画するにあたり、5W1Hの視点で改めて整理してみましょう。

①:Why:何のためにミーティングを開くのか

②:What:そのミーティングで具体的に何を決めたいのか

③:Who:そのためには、誰に参加してもらえばいいのか

④:When:いつミーティングを行えばよいのか?

⑤:Where:どこで(対面、Webなど)開催するのがよいのか

⑥:HoW:どのようにミーティングを進めるのか

なるほど、このようなフレームワークがあるのですね!

管理人
管理人

私の実践ですので、フレームワークというよりも、オリジナルメソッドと思っていただいた方がいいかもしれません。

この中で、特に注意をしなければならないのはどれだと思いますか?

え~っと

①:Why、②:What、③:Howのような気がします。

管理人
管理人

その通りです!

なぜ、これらを注意しなければいけないかというと、これらが混同しやすいからです

順を追って説明しますね。

①:Why

管理人
管理人

Why( 何のためにミーティングを開くのか )は、ミーティングの目的です

②:What

管理人
管理人

What(そのミーティングで具体的に何を決めたいのか)は、期待される効果です。

期待される効果、ですか?

管理人
管理人

その通りです。

①Why(何のためにミーティングを開くのか:ミーティングの目的)に対して、ミーティングを実施した結果として求められるアウトプットです。ですので、具体的かつ現実的な「成果」となります。

③:How

管理人
管理人

HoW(どのようにミーティングを進めるのか)は、会議運営者の腕の見せ所となりますが、時間軸を設定しておくとよいと思います

10:00 目的、期待される成果、会議の進め方の説明

10:10 問題点・課題の抽出

10:30 解決策立案に向けたブレーンストーミング

11:00 解決策の絞り込み

11:20 まとめ

ありがとうございます!

かなり具体的にイメージできました!

管理人
管理人

ミーティングの主催者が一人で、進行管理、記録、参加者への問いかけのすべてを行うのは困難ですから、主催者サイドで役割分担をすることも大切です。

一般的には、リーダーが進行管理と参加者への問いかけを行いますが、なかなか活発な意見交換ができないことも予想されますので、上司に「参加者への問いかけ」のフォローをお願いするのがよいと思います。

まさに、段取り8分といったところですね!

私も意識していきたいと思います

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その他のビジネススキル

山ノ内公園のブログでは、東証プライム上場企業の現役管理職として、様々なことに取り組んできた筆者(山ノ内公園)のビジネススキルを紹介していきたいと思っています。

①聴く力について

ビジネスを行う上で、コミュニケーションスキルは必須です。

コミュニケーションスキルといっても、様々なスキルがありますが、相手のニーズを的確に捉えるためにも、聴く力は大事にしたいところです。

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昇進・昇格:きちんと使い分けたい!クローズドクエスチョン/オープンクエスチョンとは?

オープン・クエスチョンとクローズド・クエスチョン ビジネスをスムーズに進めよう!
オープン・クエスチョンとクローズド・クエスチョンを上手に使い分けていますか? ビジネスをスムーズに進め、人間関係を円滑にするうえで、質問はとても大事なテクニックです。 では、オープン・クエスチョンとクローズド・クエスチョンは、いつ、どのように使い分ければいいのでしょうか?

②書く力について

ビジネスを行う上では、報告書、提案書、企画書、プレゼン資料など、実に様々のドキュメントを作成します。

一般的にも言われていることですが、文章を書くうえで大事なことは、結論を先に書くことです。

PREP法など、いろんなテクニックがありますが、文章は一度、全体構成を仕上げてから、推敲した方がいいように思います。

最近の私は、メンバーが作った文章をチェックする立場になりましたが、「う~ん、ちょっと違うんだよね」と思うことが多いです。

文章は各自のクセのようなものがありますので、まずは自分のクセに気付き、一般的なテクニック(結論を先に書くなど)に従って、展開していくのがよいと思います。

書く力について

ライティング講座①:文章力に磨きをかけよう!最低限意識すべきことは何か?

わかりやすい文章 文章力を高める方法3選、文章作成の基本手順:3選
ビジネスにおいても、ブログにおいても、文章力に磨きをかけたいですよね。この記事では、文章を書くメリット、文章力を高める方法、文章作成の基本手順を紹介しています。文章作成の基本手順では、文章を書く目的、文章全体の枠組み、推敲について紹介しています。

ライティング講座③:まず結論を書こう!文章の順序構成について

ブログ初心者向け 読みやすく伝わりやすい文章力講座 文章の構成順序:4選
あなたは文章を書くうえで、まず最初に結論を示すことを意識できていますか?報告書、提案書、企画書、ブログ・・・いろいろな文章がありますが、最初に結論を示すことはとても重要です。この記事では、最初に結論を示したうえでの文章の順序構成について分かりやすく記載しています。

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相手に伝わる読みやすい文章 文章の長さ、単語、文章の表現方法
相手に伝わる読みやすい文章を書くコツは、①文章の長さを意識する、②分かりやすい単語を用いる、③伝わりやすい表現を用いることです。 文章の長さ、分かりやすい単語、伝わりやすい表現を意識してください。 この記事では、文章の長さ、単語、文章の表現方法を具体的に解説します。

③計画する力

どんなビジネスにおいても、スケジュールを立案するスキルは必要です。

簡単にいうと、何を、だれが、いつまでに、どうするのか?

人は弱い生き物ですから、ゴールが定まっていないと、つい「先延ばし」してしまいます。だからこそ、ゴール(締め切り)は重要です。

上司に割り振られた仕事ならば、そのゴール(締め切り、期限)を意識すればよいのですが、チームで取り組む仕事などはそんな簡単なことではありません。

いろいろな利害関係者が複雑に絡み合うからです。

だからこそ、日本人が得意?とする根回しも必要となってくるのです。

こういうと、「私には、根回しは向いていない」と思う方も多いかもしれませんが、根回しもコミュニケーションスキルの一つです。

計画する力に話を戻しますが、スケジュールに対してリスクも考慮し、具体的な数値計画や行動計画を落とし込むようにして具体化していきましょう。

④発想する力

最近、イノベーションという言葉をよく聞くようになりました。

先の読めない時代だからこそ、これまでの考え方に捉われず、自由に・柔軟に物事を考える力が必要なのですが、それを阻害するのは「偏見」です。

偏見とは文字通り、偏ったものの見方が原因なのですが、自由で柔軟な発想をするためには、この偏見を打ち破る必要があります。

本来、モノゴトには多様な側面があるのですが、人はとかく、ある一面からしかモノゴトを見れないようです(偉そうに言っている私も、よほど意識していないとダメです)

まずは、自身の偏見に気付き、そのうえで、視座・視野・視点を変えて、自由で柔軟な発想をしていく必要があるのです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。感謝いたします

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