みなさん、こんにちは
ご訪問いただき、ありがとうございます。感謝いたします。
今回は、「上手なミーティング・打合せの進め方 上手にミーティングを進めるコツ」と題して、普段、私（東証プライム上場企業の現役管理職）が実践していることを紹介します。
いいですね！
最近、上司や先輩から「今度のミーティングは君が仕切ってくれ」と言われることが多くて、何をどうしたらいいのか悩んでいました。
そうなんですね！
「会議の効率化」などと言われるようになって久しいですが、会議にはたくさんの人が参加します。
たくさんの人が集い、時間をかけて打ち合わせして、何も決まらないでは、時間と人件費の無駄と言わざるを得ません。
主婦の井戸端会議ではありませんからね。
主婦の井戸端会議にも意味があるとは思いますが・・・
会議・打ち合わせなど、各種のミーティングでしっかりと準備を行っていれば、ミーティングの運営者として自信を持って進めることができますし、参加メンバーに影響力を発揮していくと思うのですね。
なるほど！
先日、先輩が主催したミーティングがグダグダになってしまって、上司から「準備不足だぞ！」って言われていました。
昔から「仕事は段取り８分」などという言葉もあるくらいですから、準備にしっかり時間をかけるべきだと私も思います。
なぜ、グダグダなミーティングになってしまうのか？
先ほど、先輩が主催したミーティングがグダグダになってしまった、とおっしゃっていましたが、何が原因でそうなったと感じましたか？
原因ですか？
全体的に「準備不足だな」とは感じましたが、だからといって「何をどう準備すればよかったのか？」は分かりませんでした。
なるほど！
私もその先輩の上司のことを言えませんが、上司ならば事前に確認すべきだったと思います。そのときに、何をどう確認して、どうアドバイスしたらよかったのか、私なりの考えを紹介させていただきます。
ありがとうございます！
ミーティングの開催案内などのメールは、以下の内容が記載されていますが、何が不十分だと思いますか？
・開催日時
・開催場所（対面、Webなど）
・参加者
・打ち合わせしたい内容
え！？
すごく一般的な開催案内のような気がするのですが・・・
すみません、何が不十分なのでしょうか？
この開催案内では、いつ・どこで・誰が・何について、ミーティングをするのかしか分かりませんよね？
そうすると、参加者は「ミーティングの当日に、とりあえず話を聞いてみるか」という受け身の姿勢になってしまいますよね？
確かに、その通りです
そのような受け身のミーティングにしないためにも、主催者は以下を明確にして参加者に通知する必要があるのです。
・何のためにミーティングを開くのか
・具体的に何を決めたいのか
・どのようにミーティングを進めるのか
・参加者は当日までに何を準備すればいいのか
・自分は当日、どのようにミーティングに関わるのか
うぅ・・・
そこまで考えたことはありませんでした。
大丈夫です！これから一緒に実践していきましょう。
どんな準備を進めればよいのか？
ミーティングを企画するにあたり、５W１Ｈの視点で改めて整理してみましょう。
①：Ｗｈｙ：何のためにミーティングを開くのか
②：Ｗｈａｔ：そのミーティングで具体的に何を決めたいのか
③：Ｗｈｏ：そのためには、誰に参加してもらえばいいのか
④：Ｗｈｅｎ：いつミーティングを行えばよいのか？
⑤：Ｗｈｅｒｅ：どこで（対面、Ｗｅｂなど）開催するのがよいのか
⑥：ＨｏＷ：どのようにミーティングを進めるのか
なるほど、このようなフレームワークがあるのですね！
私の実践ですので、フレームワークというよりも、オリジナルメソッドと思っていただいた方がいいかもしれません。
この中で、特に注意をしなければならないのはどれだと思いますか？
え～っと
①：Ｗｈｙ、②：Ｗｈａｔ、③：Ｈｏｗのような気がします。
その通りです！
なぜ、これらを注意しなければいけないかというと、これらが混同しやすいからです
順を追って説明しますね。
①：Ｗｈｙ
Ｗｈｙ（ 何のためにミーティングを開くのか ）は、ミーティングの目的です
②：Ｗｈａｔ
Ｗｈａｔ（そのミーティングで具体的に何を決めたいのか）は、期待される効果です。
期待される効果、ですか？
その通りです。
①Ｗｈｙ（何のためにミーティングを開くのか：ミーティングの目的）に対して、ミーティングを実施した結果として求められるアウトプットです。ですので、具体的かつ現実的な「成果」となります。
③：Ｈｏｗ
ＨｏＷ（どのようにミーティングを進めるのか）は、会議運営者の腕の見せ所となりますが、時間軸を設定しておくとよいと思います
10:00 目的、期待される成果、会議の進め方の説明
10:10 問題点・課題の抽出
10:30 解決策立案に向けたブレーンストーミング
11:00 解決策の絞り込み
11:20 まとめ
ありがとうございます！
かなり具体的にイメージできました！
ミーティングの主催者が一人で、進行管理、記録、参加者への問いかけのすべてを行うのは困難ですから、主催者サイドで役割分担をすることも大切です。
一般的には、リーダーが進行管理と参加者への問いかけを行いますが、なかなか活発な意見交換ができないことも予想されますので、上司に「参加者への問いかけ」のフォローをお願いするのがよいと思います。
まさに、段取り８分といったところですね！
私も意識していきたいと思います
その他のビジネススキル
山ノ内公園のブログでは、東証プライム上場企業の現役管理職として、様々なことに取り組んできた筆者（山ノ内公園）のビジネススキルを紹介していきたいと思っています。
①聴く力について
ビジネスを行う上で、コミュニケーションスキルは必須です。
コミュニケーションスキルといっても、様々なスキルがありますが、相手のニーズを的確に捉えるためにも、聴く力は大事にしたいところです。
聴く力について
リスニング講座①：良好なコミュニケーションのために、上手に相手の話を聴こう！
傾聴・ミラーリングのやり方：４選 ミラーリングを習得して傾聴力をアップしよう
②書く力について
ビジネスを行う上では、報告書、提案書、企画書、プレゼン資料など、実に様々のドキュメントを作成します。
一般的にも言われていることですが、文章を書くうえで大事なことは、結論を先に書くことです。
ＰＲＥＰ法など、いろんなテクニックがありますが、文章は一度、全体構成を仕上げてから、推敲した方がいいように思います。
最近の私は、メンバーが作った文章をチェックする立場になりましたが、「う～ん、ちょっと違うんだよね」と思うことが多いです。
文章は各自のクセのようなものがありますので、まずは自分のクセに気付き、一般的なテクニック（結論を先に書くなど）に従って、展開していくのがよいと思います。
③計画する力
どんなビジネスにおいても、スケジュールを立案するスキルは必要です。
簡単にいうと、何を、だれが、いつまでに、どうするのか？
人は弱い生き物ですから、ゴールが定まっていないと、つい「先延ばし」してしまいます。だからこそ、ゴール（締め切り）は重要です。
上司に割り振られた仕事ならば、そのゴール（締め切り、期限）を意識すればよいのですが、チームで取り組む仕事などはそんな簡単なことではありません。
いろいろな利害関係者が複雑に絡み合うからです。
だからこそ、日本人が得意？とする根回しも必要となってくるのです。
こういうと、「私には、根回しは向いていない」と思う方も多いかもしれませんが、根回しもコミュニケーションスキルの一つです。
計画する力に話を戻しますが、スケジュールに対してリスクも考慮し、具体的な数値計画や行動計画を落とし込むようにして具体化していきましょう。
④発想する力
最近、イノベーションという言葉をよく聞くようになりました。
先の読めない時代だからこそ、これまでの考え方に捉われず、自由に・柔軟に物事を考える力が必要なのですが、それを阻害するのは「偏見」です。
偏見とは文字通り、偏ったものの見方が原因なのですが、自由で柔軟な発想をするためには、この偏見を打ち破る必要があります。
本来、モノゴトには多様な側面があるのですが、人はとかく、ある一面からしかモノゴトを見れないようです（偉そうに言っている私も、よほど意識していないとダメです）
まずは、自身の偏見に気付き、そのうえで、視座・視野・視点を変えて、自由で柔軟な発想をしていく必要があるのです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。感謝いたします
気に入っていただけましたら、Ｔｗｉｔｔｅｒでもフォロー（ こちら から）していただけるとうれしいです。
コメント